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Personalizar microsoft project: creación de plantillas personales, las macros en microsoft project, grabar una macro, ejecutar una macro

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Personalizar Microsoft Project

Puede personalizar lo que hace Microsoft Project, su aspecto y lo que imprime para que refleje mejor su manera de trabajar. La personalización de Microsoft Project puede ayudarle a crear y administrar los proyectos más eficazmente. Con Microsoft Project, podrá:

- Cambiar la configuración predeterminada. Puede personalizar Microsoft Project cambiando la configuración predeterminada, como la vista inicial, la unidad de presentación del trabajo (horas, días o semanas) y si los cálculos han de realizarse manual o automáticamente.

- Mostrar u ocultar elementos de la pantalla. Puede personalizar el aspecto de Microsoft Project mostrando u ocultando varios elementos, como indicadores, mensajes, cuadros de diálogo y sugerencias.

- Crear y personalizar las barras de herramientas y los botones de las barras de herramientas de Microsoft Project. Puede personalizar barras de herramientas y botones integrados o crear barras de herramientas y botones personalizados. Crear y personalizar los menúes y comandos de menú de Microsoft Project. Puede personalizar menúes y comandos integrados o crear menúes y comandos personalizados.

- Crear nuevos formularios para escribir y mostrar información acerca de tareas y recursos. Puede personalizar formularios integrados o crear formularios nuevos personalizados.

- Mejorar campos personalizados. Puede insertar y mostrar campos personalizados en cualquier vista de hoja. Puede realizar cálculos en un campo personalizado. Para efectuar la inserción de datos de forma rápida y exacta, puede especificar una lista de valores aceptable para un campo personalizado. También puede asociar un indicador visual con los datos especificados para avisarle cuando aparezcan los datos en un campo personalizado.

- Personalizar vistas e informes. Puede personalizar la información mostrada en una vista o informe aplicando diferentes tablas y filtros, o personalizar el aspecto de lo que se imprime agregando notas, cuadrículas, bordes y totales de columnas.

- Cambiar la apariencia de una página. Puede personalizar el aspecto de una página cambiando su orientación, ajustando márgenes y agregando encabezados, pies de página y leyendas.

- Crear macros para automatizar operaciones repetitivas. Puede asignar macros a comandos de menúes o a botones de barras de herramientas, e incluso combinar macros para crear módulos con Microsoft Visual Basic.

- Compartir elementos entre proyectos y grupos de trabajo. Es posible compartir elementos personalizados como normas de la organización, proporcionando así soluciones de Microsoft Project para su negocio y mejorando la compatibilidad y la coherencia entre todos los usuarios.


Creación de plantillas personales

Cualquier información de un archivo de Microsoft Project puede pasar a formar parte de una plantilla, incluida la información acerca de tareas y recursos, formatos de vistas y texto, macros y valores específicos del archivo. Guarde cualquiera de los proyectos como plantilla. Si no desea información prevista, real, acerca de tarifas de recursos o de costos fijos, puede quitar estos datos al guardar el archivo como plantilla. Utilice las plantillas para ahorrar tiempo en la planeación de nuevos proyectos. Con éstas, puede volver a usar los archivos de los proyectos existentes como planes de nuevos proyectos.

1. En el menú Archivo, haga clic en Guardar como.

2. En el cuadro Guardar en, seleccione la unidad y la carpeta donde desea guardar la plantilla.

3. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para la plantilla.

4. En el cuadro Guardar como tipo, haga clic en Plantilla.

5. Haga clic en Guardar.



6. Active las casillas de verificación de los datos que desea quitar del archivo de proyecto.



7. Haga clic en Guardar.

Sugerencia: Las plantillas se pueden guardar en cualquier carpeta. Para abrir una plantilla guardada, en el menú Archivo, haga clic en Abrir, seleccione la carpeta y el archivo de la plantilla y, a continuación, haga clic en Aceptar.


Las macros en Microsoft Project

Si realiza frecuentemente una misma tarea en Microsoft Project, puede automatizarla con una macro. Una macro es una serie de comandos y funciones que se almacenan en un módulo de Visual Basic y que se puede ejecutar siempre que desee realizar la tarea. Las macros se graban de la misma manera que se graba música en una cinta. Una vez grabada la macro, sólo es necesario ejecutarla para repetir o reproducir los comandos.

Antes de grabar o crear una macro, debe decidir los pasos y comandos que desea que la macro ejecute. Si se equivoca al grabar la macro, las correcciones que haga también se grabarán. Cada macro que graba se almacena en un módulo adjunto a su proyecto.

El Editor de Visual Basic permite modificar macros, copiar macros de un módulo a otro, copiar macros entre diferentes proyectos, cambiar el nombre de los módulos que almacenan las macros o cambiar el nombre de las macros.


Grabar una macro

1. En el menú Herramientas, señale Macro y haga clic en Grabar nueva macro.

2. En el cuadro Nombre de macro, escriba un nombre para la macro. El primer carácter del nombre de una macro debe ser una letra. Los restantes pueden ser letras, números o caracteres de subrayado. No se puede incluir espacios en un nombre de macro; un carácter de subrayado es válido como separador de palabras.

3. Para ejecutar una macro pulsando una tecla de método abreviado, escriba una letra en el cuadro Tecla de método abreviado. Puede utilizar la combinación CTRL+ letra (para letras minúsculas) o CTRL+MAYÚS+ letra (para letras mayúsculas), siendo letra cualquier tecla de letra del teclado, pero no un número ni un carácter especial. No se puede utilizar una combinación de teclas que ya esté utilizando Microsoft Project.

4. En el cuadro Guardar macro en, haga clic en la ubicación donde desea guardar la macro. Para que la macro esté disponible siempre que utilice Microsoft Project, haga clic en Archivo global.

5. Para incluir una descripción de la macro, escríbala en el cuadro Descripción.

6. Si selecciona celdas durante la grabación de una macro, ésta seleccionará la misma columna (campo) cada vez que se ejecute, independientemente de la celda seleccionada en primer lugar, ya que la macro graba referencias absolutas a columnas. Si desea que la macro seleccione columnas sin tener en cuenta la posición de la celda activa en el momento de ejecutar la macro, haga clic en Relativa en el cuadro Referencia de columna.

En caso contrario, la macro seleccionará filas sin tener en cuenta la posición de la celda activa al ejecutar la macro, ya que la macro graba referencias relativas a filas. Si desea que una macro seleccione siempre la misma fila, independientemente de la celda seleccionada en primer lugar, haga clic en Absoluta (Identificador) en el cuadro Referencia de fila.. Microsoft Project continuará grabando macros con esta configuración hasta que la cambie o hasta que salga de Microsoft Project.

7. Haga clic en Aceptar y, a continuación, realice la acciones que desee grabar.

8. En el menú Herramientas señale Macro y, a continuación, haga clic en Detener grabación.




Ejecutar una macro

Después de grabar o modificar una macro, puede ejecutarla en Microsoft Project o desde el Editor de Visual Basic. Por lo general, las macros se ejecutan en Microsoft Project, aunque también se pueden ejecutar desde el Editor de Visual Basic mientras se están modificando. Para interrumpir una macro antes de que realice las acciones grabadas, presione CTRL+INTER.

1. Abra el proyecto que contiene la macro.

2. En el menú Herramientas, señale Macro y, a continuación, haga clic en Macros.

3. Seleccione la macro que desea ejecutar de la lista Nombre de macro.

4. Haga clic en Ejecutar.

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